Chaque chef de service a l'obligation de remettre à l'archiveur tout les documents fin traitement dans son service pour un archivage électronique(numérisation).Il doit aussi veiller à la récuperation de ces derniers(documents remis à l'archiveur) pour le classement et le renseignement physique dans le système.Tout document archivé électroniquement,doit être immédiatement classé et signalé l'emplacement dans le système.Tout chef de service dont un document est fin traitement dans son service,numérisé,classé ou non et dont l'emplacement est non signalé dans le système endéans 5 jours qui suivent sa numérisation,sera taxé de négligeant et subira les sanctions y prévues.

Il est strictement interdit de changer l'emplacement physique d'un document renseigné dans le système,sans l'accord préalable du chef de service.Tout changement d'adresse physique d'un document,doit immédiatement être signalé dans le systèm" pour garantir une bonne trassabilité et une bonne utilisation des documents archivés.Toute personne qui change l'adresse(emplacement)physique d'un document sans signaler la nouvelle adresse dans le système sera sanctionnée.